Leanin juuret ovat teollisuustyössä (Toyota Production System) ja nykyään sitä käytetään laajasti prosessien tehokkuuden lisäämiseen; miten tämä sitten liittyy verkkopalvelujen kehitykseen?

Monet nykyisistä verkkopalveluista ovat loppujen lopuksi prosesseja, joissa verkkopalvelu kytkee asiakkaan yrityksen sisäiseen prosessiin. Esimerkkinä tästä voisi olla vaikka verkkokauppa: Asiakas tekee tilauksen ja siihen liittyy tuotetiedon hallinta, logistiikka, kirjanpito ja maksujärjestelmät – kaikkien näiden toiminta pitää huomioida. Prosessin pitää edetä ja tiedon liikkua, asiakkaan näkökulmasta saumattomasti.

Mahdollisimman lean prosessi on saumaton prosessi, jossa asiakkaalle tuotetaan hänen toivomansa arvo (esimerkiksi tuote) mahdollisimman kevyellä ja roskaamattomalla (”Waste”) prosessilla. Käytännössä tämä tapahtuu keskittymällä asioihin, jotka tuottavat asiakkaalle arvoa (value-add), unohtaen asiat, jotka eivät arvoa tuota (non-value add).

Esimerkiksi Lean Six Sigma -prosessikehitys lähtee siitä, että ensin pitää tunnistaa ongelma ja sen juurisyy, johon vaikuttamalla kehitetään toimintaa.

Ongelman kimppuun

Case-esimerkkinä meillä on verkkokauppa, joka päällisin puolin kaikki toimii hyvin – asiakkaita riittää ja myynti vetää. Taustalla tiimi kuitenkin repii hiuksia päästään: kaupassa on virheellisiä tuotetietoja, niiden päivittäminen vie aikaa ja tilanne aiheuttaa stressiä koko tiimille.

Ratkaisua varten pitää päästä ongelman ytimeen, löytää juurisyy. Yksi suosittu keino on niin sanottu 5 why -tekniikka, jossa kysytään viidesti ”Miksi?” Tässä esimerkissä keskustelu voisi mennä esimerkiksi seuraavasti:

Verkkosivulla on virheellisiä tuotetietoja.

  1. Miksi? Verkkokaupan tuotetiedon ylläpitäminen on hankalaa.
  2. Miksi? Tuotetieto pitää viedä verkkokauppaan manuaalisesti.
  3. Miksi? Tuotetietojen vientiä ei ole automatisoitu.
  4. Miksi? Tuotetieto ei ole muodossa, jossa viennin voi automatisoida.
  5. Miksi? Tuotetietoa hallitaan Exceleissä ja Y-levyllä.

Näin päästiin ongelman juurisyyhyn: tuotetieto on hajallaan eikä siitä saada kunnon kokonaiskuvaa. Verkkokaupan alkuaikoina tuotetiedon manuaalinen ylläpito toimi, kun tuotevalikoima oli nykyistä pienempi. Nyt ollaan kuitenkin tilanteessa, jossa asetelma horjuu ja muutosta tarvitaan.

Esimerkkitapauksessa tarvittaisiin sellaista tuotetiedon hallinnan järjestelmää, joka osaa hakea tiedot taustajärjestelmistä, odottaa että ylläpitäjät rikastavat ne ja puskea tiedot lopuksi verkkokauppaan.

Digitalisaatiossa ja leanissa ei olekaan kyse vain teknologiasta (vaikka se usein auttaa), vaan toimintakulttuurista ja sen muuttamisesta, keskitytään asiakkaaseen ja asiakkaan tarpeisiin omien prosessien sijaan. Tässäkään tapauksessa työ ei poistu, se muuttuu. Sen sijaan, että aikaa käytettäisiin tiedon manuaaliseen etsimiseen ja sen päivittämiseen (sisäisiin, non-value add, prosesseihin), sitä käytetään tiedon rikastamiseen ja asiakkaan palvelemiseen – asiaan joka tuo yritykselle ja asiakkaalle lisäarvoa (value add!)

Miten tunnistat roskan omassa organisaatiossasi?

Ensimmäinen lähtökohta on Excelin näkeminen ja sanon tämän, vaikka samalla tunnustan rakkauteni Exceliin, se on lähes täydellinen työkalu – oikeassa käytössä. Jos tuotetietosi on Exceleissä, on valitettavan todennäköistä, että niistä löytyy useita versiota, ja prosessissa on kehitettävää. Sama koskee hinnastoja, jos ne löytyvät Excelistä, on jopa todennäköistä että organisaatiosta löytyy vanhentunutta hintatietoa.

Toinen lähtökohta on copy-paste -työ. Ovatko kuvasi Y-levyllä, templaatit Wordissä ja tuotetiedot sähköpostissa? Ja lähteekö  joku™ näiden pohjalta kokoamaan esitettä? Silloin prosessissa on varmasti paljon roskaa.

Kolmas lähtökohta on turhautuminen. Vanhaa puolustusvoimien mainosta lainatakseni ”Tee työtä, jolla on tarkoitus”. Jos sinä/työkaverisi/tiimisi turhautuu turhaan työhön, niin se on todennäköisesti tarkoituksetonta ja sitä voisi kehittää.

Roskat roskiin

Oikein suunniteltu digitalisoiminen ei vain tehosta toimintaa vaan poistaa myös virheen mahdollisuuksia. Automatisoitu prosessi tuottaa aina saman lopputuloksen, se ei vahingossa käytä väärää tietoa tai unohda kopioida tiettyä solua.

Avaa siis koko prosessisi verkkopalveluiden toteuttajalle ja pyydä heitä haastamaan nykyisiä tapojanne toimia – elämäsi voi helpottua kummasti!

Lue lisää:

Jaakko Soininen avatar