Halti

Haltin työläs ja monimutkainen prosessi tuotetietojen hallinnoinnissa yhdenmukaistettiin keskitetyllä PIM-järjestelmällä
Haltin prosessi tuotetietojen hallinnoinnissa oli työläs ja monimutkainen. Käytössä oli kaksi tuotannonohjausjärjestelmää (ERP ja PDM), jotka molemmat pitivät sisällään uniikkia tuotetietoa. Haltin neljässä verkkokaupassa tuotetietoa ylläpidettiin ja päivitettiin suurimmaksi osaksi manuaalisesti.

Raskas ja manuaalinen tuotetiedon hallinnan prosessi

Rikasta tuotetietoa lähetetään yli 20 jälleenmyyjälle erilaisissa Exceleissä, jotka koostettiin aikaisemmin käsin. Vuosittain laaditaan myyntikuvastot, joiden pohjana on markkinointitiedot sisältävä Excel. Kuvaston päivitykset tehtiin käsin Exceliin, jonka pohjalta kuvasto päivitettiin käsin InDesignissa.

Oli selvää, että tuotetietojen hallinnoinnin urakka oli pitkällä aikavälillä kestämätön. Tarvittiin keskitetty järjestelmä, jossa kaikki tuotetieto on yhdessä paikassa rikastettuna ja helposti hyödynnettävissä.

Tuotetiedon tarpeet, käyttötavat ja prosessit

Haltin prosessit ja nykyiset sekä tulevat tarpeet kartoitettiin tarkasti määrittelyvaiheessa. ERP- ja PDM-järjestelmästä luotiin integraatio PIM:iin, johon tuotiin kaikki tarvittava tuotetieto. Tietoa hyödynnetään omassa organisaatiossa ja käytetään asiakasviestintään. PIM:ssä on paikka kaikille markkinointiviestinnän vaatimille tuotetiedoille. Tuotetiedon rikastaminen on helppoa ja selkeää, kun on valmis pohja jota täydentää. Tuotetieto ja sen hallinnointi lokalisoitiin neljälle eri kielelle (suomi, englanti, ruotsi ja saksa).

Toteutuksen ansiosta rikastetut tuotetiedot saa synkronoitua napin painalluksella Haltin ja Raiskin verkkokauppoihin (halti.fi, halti.com, raiski.fi, raiski.com). PIM muotoilee tuotetiedot verkkokauppaa varten niin valmiiksi kuin se automaatiolla on mahdollista, ja vapauttaa näin haltilaisten resursseja manuaalisesta työstä.

PIM:n avulla tuotteista luodaan jälleenmyyjille CSV-tiedostoja. Jälleenmyyjien vaatimat tuotetietopohjat toteutettiin suoraan PIM:iin, jonka lisäksi Haltilla on käytettävissä useita omaan sisäiseen käyttöön tarvittavia tuotetietoraportteja. Myyntikuvastoihin aineistojen tuottaminen on nopeaa, kun tuotetiedonhallinnasta ajetaan tiedot csv-pohjaan taitto-ohjelmaa varten.


Tuotetiedoista generoidaan automatisoidusti myös tulostettavia PDF-tiedostoja, joiden layout on tehty kuvastojen pohjalta. Halti käyttää näitä tulosteita muun muassa myynnissä.

Tulokset

Haltin tuotetiedon hallinta on siirtynyt uudelle modernille tasolle, kun kaikki tarvittava tieto saadaan yhdestä paikasta. Uuden järjestelmän käyttöönotto mahdollistaa keskittymisen oleellisiin tehtäviin, työajan säästö vuositasolla on merkittävää niin myynnissä, markkinoinnissa kuin tuotannossakin. Lisäksi sisäinen ja ulkoinen viestintä yhdenmukaistuu, kun tuotetiedot tulevat aina yhdestä keskitetystä järjestelmästä eri tarpeisiin.

Erityistä kiitosta järjestelmästä on saatu myynniltä, kun myyntitarjousten tekeminen on nopeaa ja helppoa. PDF-tarjouksiin saadaan tuotteen tärkeimmän tiedot, varaston saatavuus ja tuotekuvat.