Kokoelmat

Kokoelmilla tarkoitetaan joukkoa tiedostoja, jotka ovat kerätty samaan ryhmään. Kokoelmia kannattaa hyödyntää, jos esimerkiksi samaan projektiin tai tuotteeseen liittyy eri kansioissa olevia tiedostoja, mutta ne kuitenkin kuuluvat samaan kokonaisuuteen. Kokoelmia kannattaa hyödyntää, kun halutaan jakaa aineistoa toisen aineistopankin käyttäjän kanssa tai jakaa aineistoa järjestelmän ulkopuolelle ulkoisen linkin kautta ladattavaksi.

Tiedoston lähettäminen

Studion pikajako-ominaisuudella voidaan jakaa nopeasti useita tiedostoja kerralla sähköpostin välityksellä niillekin, joilla ei ole käyttäjätunnuksia Studioon. Tällainen jakaminen on erityisen hyödyllistä silloin, kun vastaanottajalle ei ole muuta tarvetta luoda käyttäjätunnuksia Studioon tai tiedostolähetys samalle vastaanottajalle on muutoin kertaluonteista.

Tiedostojen pikajako

Selausnäkymässä valitse haluamasi tiedostot, ja paina kirjekuori-ikonia. Täytä avautuvaan lomakkeeseen vastaanottaja, lähetyskieli ja viesti.

Useita tiedostoja voidaan valita Studiossa joko raahaamalla (kuten yo. kuvassa), shift- tai ctrl-näppäin pohjassa sekä käyttämällä Studion erityistä valintatilaa (Valitse useita-painike). Valittavat tiedostot voivat sijaita eri kansioissa, eli valinnat säilyvät aktiivisina, vaikka kansiota vaihtaisi välillä.

Tiedostoja ei lähetetä sähköpostilla, vaan Studio luo yksilölliset linkit, joista tiedostot voidaan ladata joko yksitellen tai kaikki kerralla ZIP-paketissa. Näin vastaanottajan sähköposti ei täyty suurista tiedostoista, eikä vastaanottajan liitetiedostojen kokorajoitukset estä vastaanottajaa saamasta tiedostoja. Tiedostojako on oletusarvoisesti voimassa yhden viikon, mutta voimassaoloaikaa voi halutessaan muuttaa.

Kokoelman lisääminen

1. Lisätäksesi uuden kokoelman, klikkaa Kokoelmat-otsikkopalkin lisäyspainiketta (”+”).

2. Syötä nimikenttään haluamasi kokoelman nimi.

Uudet luomasi kokoelmat tulevat näkyviin Omat kokoelmat –osion alle. Jaetut kokoelmat –osiossa näkyvät ne kokoelmat, jotka muut aineistopankin käyttäjät ovat jakaneet Sinulle tai ryhmiin, joihin kuulut.

Voit lisätä tiedostoja kokoelmiin raahaamalla ja pudottamalla niitä kokoelmien päälle. Voit poistaa tiedostoja kokoelmista raahaamalle ne näkymän vasemmassa alakulmassa sijaitsevaan Roskakoriin.

Kokoelman jakaminen

1. Jakaaksesi kokoelman valitse ensin kokoelma vasemmalta ja osoita näkymän yläreunan Jaa -valintaa.

2. Aseta kokoelman ryhmäkohtaiset oikeudet osoittamalla ensin ryhmää vasemmalla ja raahaamalla oikeustasovalitsin haluttuun kohtaan.

Oikeustasovalitsin on jaoteltu viiteen eri oletusoikeustasoon:

Ei pääsyä = Kokoelmaan pääsy on estetty Kaikki -ryhmältä
Peri = Kokoelmalle periytyy organisaatiolle määritellyt yleiset kokoelmien oikeudet
Selaus = Kaikki -ryhmällä on tiedostojen luku- ja selausoikeus
Muokkaus = Kaikki -ryhmällä on tiedostojen luku-, muokkaus-, lataamis-, lisäämis- ja poistamisoikeus
Ylläpito = Kaikki -ryhmällä on laajimmat mahdolliset oikeudet

Jos haluat määritellä oikeusasetukset tarkemmin, voit muokata Edistyneet oikeusmääritykset -valikoista ryhmän oikeudet mieleiseksesi.

3. Jakaaksesi kokoelman sähköpostilla osoita Jaa sähköpostilla -valintaa.

Voit syöttää viesti ja otsikko -kenttiin haluamasi tekstit. Syötä E-mail / käyttäjänimi -kenttään vastaanottajan sähköpostiosoite. Jos vastaanottajalla on tunnus aineistopankissa, voit syöttää kenttään käyttäjänimen.

Voit jakaa kokoelman vastaanottajille myös sähköpostitse niin, että tiedostot ovat ladattavissa ilman sisäänkirjautumista. Jakaminen ja näkyvyys kohdassa voit määrittää kaikkien organisaation käyttäjien oikeudet kansioon valinnoilla Normaali, Yksityinen, Kaikki organisaation käyttäjät.

4. Jakaaksesi kokoelman tiedostot sähköpostiin, siirry kohtaan Lisäasetukset > Jakaminen ja näkyvyys ja klikkaa Julkinen ZIP lataus -valintaa. Voit myös halutessasi sallia kansion näkyvyyden oman organisaation käyttäjien osalta.

5. Lähettääksesi latauslinkin vastaanottajille siirry kohtaan Jaa sähköpostilla ja syötä kenttään vastaanottajan E-mail / käyttäjänimi.

6. Jakaaksesi kokoelman klikkaa Tallenna.

Jaetut kansiot

Jaetuilla kansioilla tarkoitetaan kansiohierarkiaa, jonka sisältö voidaan julkaista myös organisaation ulkopuolelle julkisena kuvapankkina.

Jaetut kansiot on tarkoitettu materiaalin jakamiseen käyttäjille, joilla ei ole käyttäjätunnuksia aineistopankkin. Jaettuja kansioita voidaan jakaa sähköpostilla samaan tapaan kuin kokoelmia ja niillä on myös julkinen URL-osoite. Jaetut kansiot voivat sisältää alikansioita, eli jaetuissa kansioissa voi olla esimerkiksi omat kansionsa kuville, graafiselle ohjeistukselle ja esitteille.

Jaetun kansion lisääminen

1. Lisätäksesi uuden jaetun kansion, klikkaa Jaetut kansiot -otsikkopalkin lisäyspainiketta (”+”).

2. Syötä nimikenttään haluamasi jaetun kansion nimi.

Uudet luomasi jaetut kansiot tulevat näkyviin Jaetut kansiot –otsakkeen alle.

Voit lisätä tiedostoja jaettuihin kansioihin raahaamalla ja pudottamalla niitä kansioiden päälle. Voit poistaa tiedostoja jaetuista kansioista raahaamalle ne näkymän vasemmassa alakulmassa sijaitsevaan Roskakoriin.

Jaetun kansion jakaminen

1. Jakaaksesi kansion osoita näkymän yläreunan Jaa -valintaa.

Julkinen webissä -kentässä näkyy kansion julkinen URL-osoite, jota klikkaamalla voit siirtyä julkiseen kansioon.

3. Voit määrittää kansiolle halutessasi tunnistautumisen klikkaamalla kohtaa Julkaisun lisäasetukset > Julkinen kansio vaatii salasanan ja syöttämällä salasanan kenttään.

4. Siirry kohtaan Jaa sähköpostilla ja syötä vastaanottajan sähköpostiosoite kentään.

5. Jakaaksesi kansion klikkaa Tallenna.