Asiakas
Messukeskus
Pähkinänkuoressa
eMessukesus, eli "eMe" on ilmoittautumisjärjestelmä ja työtila messukeskuksen tapahtumien näytteilleasettajille. Pieni ja keskisuuri asiakas ovat eMessukeskuksen kehityksen fokuksessa – Onnistuminen tapahtumassa määrittää sen onko asiakkaalla varaa ja halua osallistua seuraavalla kerralla. Valitulle kohderyhmälle halutaan tarjota mahdollisimman helpot ja kattavat mahdollisuudet itsepalveluun.
Asiakas
Messukeskus
Toimiala
Tapahtumat
Palvelut
Palvelumuotoilu
Määrittely
UI/UX
Haaste
Ilmoittautuminen ja työtila – avain onnistuneeseen tapahtumaan
Uuden eMessukeskuksen lähtökohtana oli vanhan Drupal-toteutuksen korvaaminen uudella ja entistä ehommalla järjestelmällä. Tällaisen projektin haasteena on usein se, että oletusarvoisesti kaikki vanhan järjestelmän hyvät ominaisuudet halutaan mukaan uuteen ja huonotkin toiminnallisuudet mielellään ilman vanhoja vikojaan. Lisäksi vanhasta järjestelmästä oli lukuisia integraatioita Messukeskuksen Dynamics 365 -järjestelmään, josta kaikki tapahtuma-, asiakas- ja tuotetiedot haetaan ja johon osallistumis- ja myyntitiedot viedään. Tapahtumaan osallistuminen ja oman messuosaston rakentaminen on pienille ja keskisuurille asiakkaille iso ponnistus. Mietittävää ja muistettavaa on tapahtumaan liittyen paljon eikä rutiinia tapahtumiin osallistumisesta ole välttämättä valtavasti. Ilmoittautumisen ja työtilan pitää tukea asiakasta ja antaa eväät onnistuneeseen tapahtumaan.
...
Ratkaisu
Määrittely ja palvelumuotoilu
Uuden eMessukeskuksen toiminnallinen määrittely ja konsepti synnytettiin palvelumuotoilun ja yhteissuunnittelun keinoin työpajoissa ja kohderyhmähaastattelujen avulla. Työpajoihin osallistui kattava edustus messukeskuksen myynnin ja asiakaspalvelun edustajia, järjestelmävastaavia sekä johtoa. Haastatteluihin valittiin messukeskuksen B2B-asiakkaita, joilla oli kokemusta tapahtumiin osallistumisesta.
Nykytilan kartoitus
Työskentely aloitettiin kattavalla nykytilan kartoituksella. Simuloimme tapahtumaan ilmoittautumisen flown loppuasiakkaan näkökulmasta, mutta kuitenkin siten, että samalla perehdyimme siihen, kuinka tapahtumaan osallistuminen näkyi Drupal sekä Dynamics 365 -järjestelmien puolella ja kuinka nämä kaksi kommunikoivat keskenään.
Uudet toiminnallisuudet
Uusien toiminnallisuuksien ideointia ja priorisointia tehtäessä harkittiin erityisesti seuraavia näkökulmia:
Myynnin lisääminen
Ylläpidon ja asiakaspalvelun työn keventäminen
Asiakaskokemuksen parantaminen
Työn tuloksena tapahtumaan ilmoittautumisen putkea kevennettiin nykyisestä ja sen käytettävyyteen tehtiin useita parannuksia. Asiakkaita myös tarkoituksella ohjataan entistä enemmän rekisteröitymiseen ja kirjautumiseen. Ilmoittautumisvaiheeseen tuotiin lisäksi asiakkaille myös tapahtumakohtainen “korttelikartta” ja mahdollisuus esittää toive oman osaston sijainnista tapahtumassa.
Työtilan puolelle uudistuksessa saatiin entistä kattavammat ns. alanaäytteilleasettajiin liittyvät toiminnallisuudet. Isompi näytteilleasettaja voi jakaa oman messuosastonsa pienemmille näytteilleasettajille, jotka vuorostaan voivat käyttää eMessukeskuksen työtilaa omaan tapahtuman valmisteluunsa.
Parannettu käyttäjäoikeuksien jakaminen ja hallinta mahdollistavat sen, että näytteilleasettajat pystyvät ilmoittamaan yhteyshenkilöitä eri rooleihin tapahtuman järjestämiseen liittyen (markkinointi, rakentaminen, jne.). Näin myös Messukeskuksen on helpompi kohdentaa viestintäänsä oikeille yhteyshenkilöille. Lisäksi työtilan kautta pääsee tilaamaan kulkulupia rakentajille sekä pääsylippuja asiakkailleen.
Verkkokauppatoiminnallisuuksissa tärkeimpiin ominaisuuksiin lukeutuu tapahtumakohtainen räätälöinti, joka mahdollistaa sen että tarjolla olevat toiminnallisuudet, tuotteet ja palvelut pystytään valitsemaan jokaiseen tapahtumaan erikseen. Lisäksi tuotteiden kategoriarakenne ja navigointi uudistettiin täysin ja tuotteiden ja hintojen selailtavuus mahdollistettin myös ilman kirjautumista.
Prototyyppaus ja yhteissuunnittelu
Informaatiorakenne, tuotehierarkia ja käyttöliittymäratkaisut luonnosteltiin työpajoissa yhteissuunnittelun keinoin. Tämän jälkeen suunnitelmat viimeisteltiin kattavaksi toiminnalliseksi prototyypiksi ja toiminnalliseksi määrittelyksi. Lopuksi suunnitelmat esiteltiin ja validoitiin vielä asiakashaastatteluissa.
Toteutus
Yksi toteutus – kaksi palvelua
eMessukeskuksen arkkitehtuuri perustuu headless-malliin, joka eriyttää sisällönhallinnan ja esityskerroksen toisistaan. Stage CMS toimii keskitettynä taustajärjestelmänä, josta sisältö toimitetaan joustavasti REST-rajapintojen kautta. Esityskerroksessa (frontend) on käytössä kaksi erillistä, Next.js-pohjaista instanssia – itse eMessukeskus ja Expomark eShop. Tämä jaettu tekninen pohja mahdollistaa räätälöityjen versioiden toimittamisen molemmille alustoille. Headless-lähestymistavan merkittäviä etuja ovat parempi laajennettavuus ja suorituskyky. Järjestelmän kaksisuuntainen ERP-integraatio (D365) on toteutettu tapahtumapohjaisesti. Dataa ei siirretä järjestelmien välillä ajastetusti, vaan se liikkuu vain tarpeen mukaan heti muutosten tapahtuessa. Tämä malli varmistaa tiedon reaaliaikaisen ajantasaisuuden ja tehostaa tiedonkulkua. Integraation teknisenä perustana toimivat Azure Service Bus -jonot, jotka mahdollistavat luotettavan ja asynkronisen viestinnän ERP-järjestelmän ja sovellusten välillä. Tuotantoympäristön rinnalla on kokonaisvaltainen QA-ympäristö, joka on kytketty ERP-järjestelmän vastaavaan testiympäristöön. Tämän ansiosta kaikkia toimintoja, integraatiot mukaan lukien, voidaan testata ja kehittää turvallisesti vaarantamatta tuotantoa.
