Haltin tuotetiedonhallinta siirtyi modernille tasolle

Haltin prosessi tuotetietojen hallinnoinnissa oli aiemmin työläs ja monimutkainen. Käytössä oli kaksi tuotannonohjausjärjestelmää (ERP ja PDM), jotka molemmat pitivät sisällään uniikkia tuotetietoa. Haltin neljässä verkkokaupassa tuotetietoa ylläpidettiin ja päivitettiin suurimmaksi osaksi manuaalisesti.

Raskat ja manuaalinen tuotetiedon hallinnan prosessi

Rikasta tuotetietoa lähetetään yli 20 jälleenmyyjälle erilaisissa Excel-taulukoissa, jotka koostettiin aikaisemmin käsin. Vuosittain laaditaan myyntikuvastot, joiden pohjana on markkinointitiedot sisältävä taulukko. Kuvaston päivitykset tehtiin pitkään käsin Exceliin, jonka pohjalta kuvasto päivitettiin käsin InDesignissa.

Oli selvää, että tuotetietojen hallinnoinnin urakka oli pitkällä aikavälillä kestämätön. Tarvittiin keskitetty järjestelmä, jossa kaikki tuotetieto on yhdessä paikassa rikastettuna ja helposti hyödynnettävissä.

Tuotetiedon tarpeet, käyttötavat ja prosessit

Haltin prosessit ja nykyiset sekä tulevat tarpeet kartoitettiin tarkasti määrittelyvaiheessa. ERP- ja PDM-järjestelmästä luotiin integraatio tuotetiedonhallintajärjestelmään (PIM), johon tuotiin kaikki tarvittava tuotetieto. Tietoa hyödynnetään omassa organisaatiossa ja käytetään asiakasviestintään.

PIMissä on paikka kaikille markkinointiviestinnän vaatimille tuotetiedoille. Tuotetiedon rikastaminen on helppoa ja selkeää, kun on valmis pohja jota täydentää. Tuotetieto ja sen hallinnointi lokalisoitiin neljälle eri kielelle: suomeksi, englanniksi, ruotsiksi ja saksaksi.

Toteutuksen ansiosta rikastetut tuotetiedot saadaan synkronoitua napin painalluksella Haltin ja Raiskin verkkokauppoihin (halti.fi, halti.com, raiski.fi, raiski.com). PIM muotoilee tuotetiedot verkkokauppaa varten niin valmiiksi kuin se automaatiolla on mahdollista ja vapauttaa näin haltilaisten resursseja manuaalisesta työstä.

PIMin avulla tuotteista luodaan jälleenmyyjille CSV-tiedostoja. Jälleenmyyjien vaatimat tuotetietopohjat toteutettiin suoraan PIMiin, minkä lisäksi Haltilla on käytettävissä useita omaan sisäiseen käyttöön tarvittavia tuotetietoraportteja. Myyntikuvastoihin aineistojen tuottaminen on nopeaa, kun tuotetiedonhallinnasta ajetaan tiedot CSV-pohjaan taitto-ohjelmaa varten.

Tuotetiedoista luodaan automatisoidusti myös tulostettavia PDF-tiedostoja, joiden malli on tehty kuvastojen pohjalta. Halti käyttää näitä tulosteita muun muassa myynnissään.

Tulokset

Haltin tuotetiedon hallinta on siirtynyt modernille tasolle, kun kaikki tarvittava tieto saadaan yhdestä paikasta. Uuden järjestelmän käyttöönotto mahdollistaa keskittymisen oleellisiin tehtäviin – työajan säästö vuositasolla on merkittävää niin myynnissä, markkinoinnissa kuin tuotannossakin. Lisäksi sisäinen ja ulkoinen viestintä yhdenmukaistuvat, kun tuotetiedot tulevat aina yhdestä keskitetystä järjestelmästä eri tarpeisiin.

Myyntitarjousten tekemisen nopeutuminen ja helpottuminen on saanut erityiskiitosta Haltin myynniltä. PDF-tarjouksiin saadaan tuotteen tärkeimmät tiedot, varaston saatavuus ja tuotekuvat.