Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

1. Rekisterinpitäjä

Crasman Oy
Merimiehenkatu 36 D
00150 Helsinki
Y-tunnus: 1045259-6

2. Rekisteriasiat ja yhteyshenkilö

Crasman Oy:n asiakaspalvelu palvelee rekisteriasioissa arkipäivisin klo 9-17.

Markkinointi- ja asiakasrekisteriasioista vastaava henkilö Crasman Oy:llä on Samuli Hokkanen. Rekisteriasioihin liittyvät yhteydenotot sähköpostitse crasman@crasman.fi tai puhelimitse +358 10 217 6989.

3. Rekisterin nimi

Crasman Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.

4. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Crasman Oy ylläpitää markkinointi- ja asiakasrekisteriä asiakassuhteen tai muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimuksiin ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin.

Rekisteritietoja voidaan käyttää Crasman Oy:n ja asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan väliseen markkinointiin (mukaan lukien sähköiseen suoramarkkinointiin) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Asiakasyrityksen sopimuksellisilla yhteyshenkilöillä on oikeus määritellä Crasman Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteriin tallennettavat yhteyshenkilöt kyseisen asiakkuuden osalta.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Crasman Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteriin tallennettava tieto ei sisällä yhteyshenkilöiden henkilökohtaisia tietoja, mikäli ne eivät ole tarpeellisia nykyisen tai mahdollisen tulevan asiakassuhteen kannalta tai identtisiä yrityksen tietojen kanssa.

Rekisteri voi sisältää asiakasyrityksen yhteyshenkilöistä seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • matkapuhelinnumero
  • lankapuhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • kieli
  • tehtävä ja/tai asema yrityksessä
  • kiinnostuksen kohteet
  • markkinointiluvat ja -kiellot
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot (esimerkiksi laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot).

Edellä mainittujen lisäksi rekisteri voi sisältää asiakasyrityksen tai potentiaalisen asiakasyrityksen yhteyshenkilöön liittyviä tietoja, kuten

  • tietoa tulevista tapahtumista (palaverien ajankohdat sekä paikat)
  • historiatietoa menneistä tapahtumista (yhteydenotto-, tarjous-, palaveri- ja kokoustietoa)
  • tietoa Crasman Oy:n markkinointisisältöjen käytöstä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Crasman Oy kerää henkilötietoja asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana.

Tietoja voidaan kerätä ja täydentää rekisteröitävän henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä.

Tietoja kerätään myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten sähköisen suoramarkkinoinnin ja tapahtumien yhteydessä sekä julkisista lähteistä.

7. Tietojen luovutus

Crasman Oy ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi jos viranomaiset lain mukaisesti niin edellyttävät tai pakottava lainsäädäntö niin vaatii. Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Crasman Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Edellä sanotusta huolimatta Crasman Oy käyttää palveluidensa toteuttamiseen luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Crasman Oy:n puolesta. Tämä tapahtuu aina Crasman Oy:n ja palveluntarjoajien välisten, sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämän tietojenkäsittelysopimuksen nojalla.

Palveluntarjoajat käsittelevät Crasman Oy:n vastuulla olevia henkilötietoja Crasman Oy:n dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Olemme vastuussa palveluntarjoajien meidän puolestamme suorittamasta henkilötietojen käsittelystä suhteessa rekisteröityyn aivan samoin kuin omasta toiminnastamme.

Luovutamme henkilötietoja seuraaville sidosryhmille:

  • HubSpot
  • ValueFrame (VISMA)
  • Google LLC

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli Euroopan komissio on päättänyt kohdemaan tietosuojan riittävyydestä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Crasman Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään luotettavalla tavalla suljetussa ja suojatussa tietojärjestelmässä. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin ja rekisteriä käsitellään suojatun yhteyden kautta.

Crasman Oy on antanut työntekijöilleen sitovat kirjalliset määräykset henkilötietojen käsittelyä, tietoturvaa ja tietosuojaa koskien ja työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan näitä ohjeita.

Ulkopuolisten kumppanien ja palveluntarjoajien osalta Crasman Oy:lla on aina voimassa Data Processing Agreement (DPA) ja tietoja käsitellään dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti.

9. Tietojen säilytysaika

Crasman Oy käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta.

Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin Crasman Oy:n omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Henkilötiedot ovat muuttuneet tarpeettomiksi esimerkiksi silloin, kun asiakas-, liike-, yhteistyö- tai sopimussuhde on päättynyt eikä Crasman Oy pidä uuden liikesuhteen syntymistä todennäköisenä.

Tietoja säilytetään tarpeen päättymisen jälkeen enintään 12 kuukautta. Rekistereiden tietojen siivous suoritetaan vuosittain.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on kaikki asetuksen mukaiset oikeudet omiin tietoihinsa, niiden tarkistamiseen ja hallitsemiseen.

Oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Crasman Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa (12kk) toteutettuna. Tietojen tarkistamista tulee pyytää omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa.

Oikeus tiedon korjaamiseen ja käsittelyn rajaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten, puutteellisten, tarpeettomien tai vanhentuneiden tietojensa korjaamista tai poistamista ilmoittamalla asiasta Crasman Oy:lle. Lisäksi rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia Crasman Oy:n lähettämän sähköpostin lopusta löytyvän linkin kautta tai ottamalla yhteyttä Crasman Oy:hyn.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.

Kaikki edellä mainitut pyynnöt tulee toimittaa tämän selosteen kohdista 1 ja 2 löytyviin osoitteisiin.

11. Evästeet

Crasman Oy käyttää verkkopalvelussaan evästeitä. Katso ajankohtaiset tiedot evästeiden käytöstä.

Päivitetty 21.8.2020